Náklady na pracovní prostředky uplatněte v základu daně

Pracovní prostředky jsou náklady na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Pracovním prostředkem může být jakýkoliv předmět, který používá zaměstnanec nebo podnikatel pro výkon své práce. Postup je podpořen rozhodnutím Nejvyššího správního soudu 5 Afs 68/2007-121.

Pracovním prostředkem může být v podstatě jakýkoliv předmět, který používá zaměstnanec nebo podnikatel pro výkon své práce.

V případě, že poplatník řádně neprokáže použití pro podnikání, správce daně bude mít tendenci takový předmět vyloučit z daňově uznatelných nákladů. Trumfy při prokazování drží však poplatník a určitě prokáže příčinnou souvislost mezi používáním pracovního prostředku a podnikatelskou činností.

Pokud používá podnikatel fyzická osoba pracovní prostředek pro podnikání i pro soukromou potřebu, je správné stanovit poměr používání pro jednotlivé činnosti a uplatnit v nákladech pouze podíl pořizovací ceny předmětu nebo jeho daňového odpisu odpovídající využití pro podnikatelskou činnost.

Pracovní prostředky jsou v souladu s § 24 odst. 1 zákona o daních z příjmů náklady na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů, tzn. náklady, které pomáhají příjmy získat.

Náklady na vybavení kuchyňky (nádobí, vařiče, ledničky, myčky, kávovaru) na pracovišti jsou daňově uznatelné, protože zajišťují sociální vybavení pro zaměstnance.

V nákladech může poplatník dále uplatnit náhrady za použití vlastního nářadí nebo přístroje zaměstnance používaných při pracovní činnosti pro svého zaměstnavatele. U zaměstnance se jedná v souladu s ustanovením § 6 odst. 7 písm. d) a § 6 odst. 8 zákona o daních z příjmů o nezdaňovaný příjem zaměstnance.

Jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování v dalších letech odpisování.

Např. zaměstnanec používá pro svého zaměstnavatele vlastní počítač v pořizovací ceně 60.000 Kč. Roční paušál za opotřebení jeho počítače nesmí být vyšší než 24.000 Kč (to je maximální hranice). Počítač je zatříděn v první odpisové skupině, odpisová sazba v dalších letech odpisování při rovnoměrném odpisování činí 40 %. U zaměstnavatele se jedná o daňový náklad, u zaměstnance o nezdanitelný příjem. Lze doporučit mít řádně zpracovanou vnitřní směrnici zaměstnavatele s provedenou kalkulací, na jejímž základě budou náhrady vypláceny. Kalkulace by měla např. zohlednit frekvenci využití počítače pro potřeby zaměstnavatele.

Na poskytování náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance pamatuje i zákoník práce. Za vlastní nářadí a zařízení lze považovat např. výpočetní techniku, odbornou literaturu, střelnou zbraň, hudební nástroje pro profesionální hudebníky, lyžařská výzbroj pro profesionální učitele lyžování a další nářadí. Pracovním předmětem může být každý předmět, který používá podnikatel pro výkon své podnikatelské činnosti.

Podobně se budou posuzovat plnění, která nejsou přímo náhradou za opotřebení vlastního nářadí, ale jedná se o související výdaj, např. související s provozem přístroje nebo nářadí. Domácí internet používaný pro pracovní úkoly a náklady spojené s jeho provozem zcela jistě spadají do takovéto kategorie náhrad.

Z výše uvedeného vyplývá, že pro tzv. zaměstnanecké paušály lze využít stávající platnou legislativu a vypořádat se se svými zaměstnanci, kteří používají vlastní předměty pro výkon profese.

Postup s vyplácením paušálních náhrad je podpořen rozhodnutím Nejvyššího správního soudu 5 Afs 68/2007–121 z 28.2.2008. Soud zde potvrzuje, že právní předpisy upravující pracovněprávní vztahy jsou založeny na principu, že náklady, které vznikají zaměstnancům v souvislosti s výkonem práce, nese zaměstnavatel. Vzniknou-li zaměstnanci při výkonu práce nebo v souvislosti s ním výdaje, má zaměstnavatel povinnost tyto výdaje zaměstnanci nahradit.

Je to skvělý judikát pro zaměstnavatele, který deklaruje povinnost nahradit zaměstnanci vzniklé výdaje bez speciálnější úpravy v zákoně o daních z příjmů. Tyto finanční náhrady, které nevnáší do majetkové sféry zaměstnance navýšení majetku, jsou dle soudního rozhodnutí vyjmuty u zaměstnance ze zdanění.